Triệu phú trẻ tuổi Max Levchin - chàng trai tuổi trẻ tài cao ở thung lũng Silicon đã có những chia sẻ rất hữu ích về việc giữ tập trung.
Max Levchin, người Ucraina - 39 tuổi là một trong những tỉ phú trẻ tuổi, những người đã "làm mưa, làm gió" ở thung lũng công nghệ Silicon (Mỹ). Ở PayPal, Levchin là đồng sáng lập và là giám đốc công nghệ, được ca ngợi với những nỗ lực to lớn chống gian lận trong các giao dịch của PayPal.
Sau khi rời PayPal, Levchin bỏ túi 34 triệu USD khi công ty được bán cho eBay, sau đó sáng lập ra Slide. Google đã mua lại Slide với giá 182 triệu USD vào tháng 8/2010 và Levchin trở thành phó chủ tịch phụ trách lập trình của Google vào ngày 25/8. Một năm sau, Google đóng cửa Slide và Levchin ra đi.
Với kinh nghiệm điều hành Slide, anh đã giúp thành lập Yelp vào năm 2004 (và hiện là cổ đông lớn nhất của công ty), được bầu vào ban giám đốc điều hành Evernote và là đồng sáng lập công ty dịch vụ tài chính Affirm.
Trong vài năm gần đây anh thành lập công ty tên HVF (viết tắt của "Hard, Valuable and Fund"), chuyên đầu tư cho những dự án về khởi nghiệp, đồng thời gia nhập ban giám đốc của Yahoo. Anh luôn tìm cách làm cho mình bận rộn. Tài sản ròng ước tính của Max Levchin là khoảng 300 triệu Đôla.
Để đạt được thành công như vậy đòi hỏi một năng lực tập trung cao độ.
Max Levchin cho biết "Một ngày làm việc hiệu quả của tôi đó là khi tôi chuẩn bị ngủ, nghĩ về công việc một ngày và rút ra kết luận: Hôm nay tôi đã hoàn toàn kiểm soát công việc chứ công việc không kiểm soát tôi".
"Tôi thường thức giấc vào lúc 5h30 phút và dành 1 giờ sau đó để kiểm tra những việc xảy ra vào đêm hôm trước, thường là kiểm tra email gửi từ Trung Quốc. Glow, công ty phần mềm mà tôi đồng sáng lập có trụ sở tại Thượng Hải. Sau khi thị trường tài chính Mỹ mở cửa, tôi đọc lướt tin tức một lượt sau đó vạch ra 5 công việc cần làm trong ngày.
Một số công việc sẽ không thể hoàn thành vì thế trước tiên tôi copy bảng công việc của ngày hôm trước vào Evernote. Tôi không phải là người cuồng lập danh sách công việc nhưng tôi làm vậy hàng ngày để biết chính xác việc cần làm.
Sau đó tôi đạp xe tập thể dục. Nếu hôm nào trời mưa hoặc khá lạnh, tôi sẽ tập trên máy đạp xe trong nhà. Việc tập luyện này đôi khi hiệu quả hơn vì một chương trình đạp xe sẽ kéo dài trong vòng 90 phút. Điểm tiện lợi khi tập trên máy đạp là đầu óc hoàn toàn thư thái, không phải điều chỉnh xe mà chỉ lặp lại động tác đạp mà thôi.
Tôi tận hưởng cảm giác tập thể dục vào buổi sáng. Nó khiến tôi tràn đầy sinh lực, đủ năng lượng lao động cho một ngày. Bên cạnh đó còn có yếu tố tâm lý. Việc đạp xe tạo cho tôi cảm giác đạt được thành tựu. Vì thế, dù có một ngày làm việc tồi tệ, ít nhất tôi đã đạp xe rất nỗ lực.
Tôi thường tới văn phòng vào lúc 8 giờ sáng. Tôi thích đến sớm vì khi đó khả năng vận động khá cao. Tôi di chuyển rất nhiều, chính vì lý do đó mà tôi ở đây. Tôi có hai bàn làm việc ở hai bên khác nhau của văn phòng tuy nhiên tôi rất ít khi có mặt tại bàn làm việc của mình. Thay vào đó, tôi hay ngồi ở bất kì nơi nào trong công ty, từ phòng ăn đến phòng tắm.
Mọi nhân viên đều biết rằng nếu tôi không nói chuyện điện thoại thì họ đều có thể đến và nói chuyện với tôi. Tôi đã buộc mình thực hiện điều này sau một cuộc điều tra kín để nghe phản hồi từ nhân viên của mình được thực hiện vào năm ngoái. Mọi người nói rằng "chúng tôi thực sự không thể biết được Max đã ở đâu và vào lúc nào vì anh ấy luôn bận rộn, nhưng nếu biết được điều đó thì quả là rất tuyệt vời".
"Công việc của Giám đốc điều hành rất bận rộn, bạn sẽ luôn phải tìm cách để nhân viên của mình hoạt động hiệu quả nhất, từ đó sẽ thu được kết quả cao. Để phục vụ cho điều đó đòi hỏi bạn luôn phải trong tư thế sẵn sàng. Tôi là một người sống hướng nội vì vậy việc phải lắng nghe người khác suốt một thời gian dài quả là cực hình đối với tôi.
Tôi muốn được tập trung trong một khoảng thời gian đủ lâu để giải quyết những việc căng thẳng, nhưng công việc của Giám đốc điều hành không cho bạn làm điều đó. Có nhiều thứ bất ngờ xảy ra và cần bạn phải giải quyết ngay, và những điều này làm gián đoạn công việc của bạn.
Vì vậy để tiết kiệm thời gian tôi đã quyết định có mặt trong giờ ăn trưa và lắng nghe những câu hỏi của nhân viên. Điều này làm giảm đi những những câu hỏi của họ vào những thời gian khác. Từ đó tôi sẽ có được khoảng thời gian riêng để tập trung giải quyết công việc mà không bị gián đoạn."
"Công việc của Giám đốc điều hành là phải không ngừng tìm cách để nhân viên của mình hoàn thành tốt nhất công việc của họ." - Max Levchin, HVF.
Ngồi đối diện trước cửa phòng tắm là một lựa chọn chiến lược, bởi vì mọi người đều phải đi đến đó. Và khi bạn xuất hiện tại đây luôn luôn có những người đi qua và nói với bạn "Ồ tôi có vài câu hỏi muốn tham khảo ý kiến của ông." Điều này giúp bạn giảm thời gian trả lời email, thay vì trả lời qua lại bạn có thể ngồi cạnh họ và thảo luận một cách nhanh chóng.
"Tôi duy trì cuộc họp với những người điều hành ba lần một tuần với thời gian mỗi lần từ 30 đến 40 phút. Trong cuộc họp, các giám đốc điều hành của tôi đưa ra những khó khăn mà họ đang mắc phải. Đối với một số người tôi sẽ sắp xếp một cuộc họp riêng, nhưng nếu vấn đề không mang tính bí mật tôi muốn giải quyết chúng trong cuộc họp chung.
Gần đây tôi đã có cuộc thảo luận với giám đốc công nghệ thông tin về bản đồ dẫn đường Affirm và cuộc thảo luận này được diễn ra tại nhà ăn tự phục vụ trong công ty. Với Affirm chúng tôi đang thúc đẩy khái niệm về minh bạch tài chính - chúng tôi đang cố gắng xây dựng một ngân hàng cho tương lai.
Minh bạch mọi thứ là chìa khóa mang đến thành công cho một thể chế tài chính phục vụ giới trẻ, những người đã quá mệt mỏi với những bí mật và rất khó khăn để hiểu hết và ngành ngân hàng. Vì vậy những tranh luận về những sản phẩm nên hay không nên xây dựng đều phải được thực hiện một cách cởi mở. Đôi khi nó gây ra những tranh cãi, nhưng nó lại mang đến điều tuyệt vời cho mọi người khi biết được những quyết định được đưa ra như thế nào."
"Nếu tôi thực sự phải tập trung vào công việc sáng tạo, tôi sẽ đi đến quán cà phê. Tôi thích che giấu thân phận của mình với những người xung quanh và đặt mình bên ngoài cuộc sống của họ. Ngoài ra tôi cũng nghiền uống cà phê. Mỗi ngày tôi dành cho mình một vài thời gian riêng tách ra ngoài công việc với mọi người để làm bất cứ điều gì mình phải thực hiện.
Tôi sẽ không nhấc điện thoại trừ khi đó là vợ tôi. Tôi sẽ không kiểm tra email, tắt ứng dụng nhắn tin. Điều đó giúp tôi tăng năng suất làm việc của mình lên."
"Tôi đã thử nhiều cách để đo mức độ hiệu quả của mình trong công việc. Ví dụ như tôi theo dõi thời gian của các cuộc họp, và giải quyết bao nhiêu vấn đề trong đó. Tôi cũng bị ám ảnh khi theo dõi tốc độ đọc sách của tôi, và tôi cũng có thể tiết lộ cho bạn biết về hộp thư của mình trong 20 đến 30 ngày trước.
Mục tiêu của tôi là luôn cố gắng để hộp thư của mình trong trạng thái rỗng, nhưng bạn biết đấy hàng ngày tôi thường nhận khoảng 800 email. Nếu đến cuối ngày chỉ còn khoảng 100 email chưa trả lời thì tôi cũng coi đó là một ngày làm việc hiệu quả.
Nếu đó là con số hơn 200 email thì tôi sẽ không đi ngủ cho đến khi giải quyết hết chúng. Tôi đã thử tất cả các chương trình quản lý email khác nhau nhưng đối với tôi chúng chỉ làm cho công việc của tôi thêm nhiều hơn. Vì vậy tôi chỉ cố gắng làm việc với hộp thư của tôi mà thôi.
Để làm điều đó tôi luôn hối thúc người làm việc cùng viết email ngắn gọn đi luôn vào chủ đề chính. Nếu bạn cần gửi một email dài hơn bạn cần phải mở đầu bằng tiêu đề giống như "Đây là email dài và tôi cũng không mong nhận lại được như vậy." Một email cần câu trả lời ngay lập tức thì phải có một chủ đề duy nhất. Nếu tôi được gửi cùng với một nhóm thì tôi không nghĩ mình sẽ trả lời nó."
"Một lưu ý nhỏ là tôi luôn đặt ra mục tiêu trong một ngày làm việc của mình. Tôi có thể nói "Tôi sẽ xóa 50 tin nhắn trong hộp thư của mình trong một giờ tới." Luôn có một danh sách dài công việc cần phải làm nhưng tôi sẽ luôn cảm thấy vui sướng khi đạt được những mục tiêu nhỏ nhoi hay vứt những thứ không cần thiết ra khỏi đầu.
Tôi đã học được rằng việc làm giảm năng suất lớn nhất đối với tôi là việc phải chuyển đổi nội dung công việc hay chuyển chủ đề từ A sang B.
Dù bạn thông minh hay nhanh nhạy thế nào thì cũng mất một khoảng thời gian nhất định để giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Tôi đã cố gắng để phân bổ thời gian trong ngày của tôi hợp lý, có những giây phút nghỉ ngơi giữa giờ. Do vậy tôi sẽ cố gắng giải quyết hết các vấn đề cho Affirm trước khi chuyển sang chuyện của Glow.
Câu thần chú hiệu quả nhất của tôi đó là "tập trung". Nếu vừa làm việc vừa lo nghĩ vẩn vơ về những điều khác thì năng suất làm việc sẽ giảm một cách đáng kể. Bất cứ lúc nào đồng nghiệp hoặc nhân viên của nó nói với tôi rằng "Tôi lo lắng về việc cạnh tranh sản phẩm", tôi sẽ trả lời "hãy tập trung". Tôi còn không lo việc đó, thì họ lo làm gì chứ?!"
