Hoá đơn xác thực, theo Bộ Tài chính, là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số xác thực. Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của cơ quan thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hóa đơn xác thực còn có mã QR (là mã vạch hai chiều) hiển thị ở góc trên bên phải để người sử dụng đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn (có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng).
Theo Bộ Tài chính, ưu điểm của hóa đơn xác thực là khó bị làm giả (tính bảo mật cao) và giúp doanh nghiệp giảm nhiều chi phí (giấy, in ấn, bảo quản) so với hóa đơn giấy; chưa kể việc sử dụng, quản lí hoá đơn giấy tạo ra nhiều thủ tục hành chính phiền hà cho doanh nghiệp và cả cơ quan thuế.
Một ưu điểm nữa của hóa đơn xác thực là hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế hoạt động liên tục 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ , Tết nên sẽ phục vụ doanh nghiệp xuất hoá đơn liên tục, thuận lợi, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thông suốt.
Bộ Tài chính khẳng định hoá đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế có đầy đủ giá trị pháp lý như các hoá đơn hợp pháp khác. Nhưng, để sử dụng hóa đơn xác thực (lập và xác thực hoá đơn), doanh nghiệp phải sử dụng một trong các phần mềm sau:
(i) ICA - phần mềm lập hoá đơn do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí; (ii) LHD - phần mềm lập hoá đơn riêng của doanh nghiệp (phải có các chức năng lập hoá đơn và kết xuất hoá đơn; (iii) VAN - phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (có cả chức năng lập hóa đơn).
Sau khi lập hoá đơn từ một trong số các phần mềm nói trên, doanh nghiệp sẽ ký và gửi hoá đơn đến phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN). VAN sẽ trao đổi dữ liệu với phần mềm xác thực hoá đơn (ICC) để xác thực hoá đơn và nhận về hoá đơn đã xác thực.
(Cụ thể, ICC nhận hoá đơn cần xác thực từ VAN và sinh số hoá đơn xác thực, mã hoá đơn xác thực sau đó gửi dữ liệu hoá đơn đã xác thực cho hệ thống VAN đồng thời lưu trữ dữ liệu hoá đơn đã xác thực).
Ngoài ra, để sử dụng hóa đơn xác thực doanh nghiệp và cơ quan thuế còn phải sử dụng một phần mềm nữa, đó là phần mềm tra cứu, khai thác dữ liệu hoá đơn (ICE) - giúp tra cứu, kiểm tra thông tin hoá đơn xác thực
